Google Sheets: Tiếp cận với Email & Truyền thông xã hội – Trước đây, chúng tôi đã nói về cách thức quét web hoạt động và cách dùng nó hiệu quả để tìm và sắp xếp dữ liệu. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách tự động hóa một hệ thống theo dõi Twitter và email hoàn chỉnh với sự trợ giúp của Google Sheets. Chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách thiết lập một công cụ tiếp cận cho Twitter, nó sẽ tự động gửi email và tweet theo dõi trong khi theo dõi chiều dài của tin nhắn của bạn. Với tất cả các chức năng được bao gồm, bạn chắc chắn sẽ thêm một số công cụ mới vào tiết mục của mình có thể sẽ có ích trong tương lai.
Làm cách nào để thiết lập hệ thống tiếp cận với email và phương tiện truyền thông xã hội?
Mọi người thường bao gồm các tài khoản mạng xã hội của họ trong CRM . Trong các bài viết trước của chúng tôi về Biểu mẫu và CRM, chúng tôi đã chỉ cho bạn cách tìm các thẻ điều khiển Twitter thông qua nhập dữ liệu. Giả sử rằng mọi người được hỏi đều xử lý chính xác họ (và tất nhiên rằng mỗi người trong số họ là người dùng Twitter), bạn dễ thiết lập một công cụ tiếp cận cho Twitter bên cạnh CRM của bạn. Công cụ này sẽ có khả năng như sau:
- Nó sẽ tự động gửi địa chỉ Tweets tới @TwitterHandle của mọi liên hệ.
- Một tài liệu tham khảo liên hệ bán hàng cá nhân cũng sẽ được bao gồm
- Nó sẽ thông báo cho bạn khi khách hàng đăng ký lần cuối
- Gửi 1 Tweet đến người dùng mong muốn trở nên dễ dàng chỉ với 2 lần nhấp
- Khách hàng tiềm năng nhận được email nếu 3 ngày trôi qua sau cuộc gọi của bạn
1. Đầu tiên, nhập dữ liệu vào trang Truyền thông xã hội
Bạn chỉ cần 1 bộ dữ liệu nhất định từ bảng CRM của mình chứ không phải tất cả chúng. Giả sử chúng ta có 1 vài phạm vi được đặt tên để làm việc với: tên (tên của khách hàng), ngày (đã thêm ngày), được chỉ định (một trong những người bạn liên hệ) và twitter (xử lý của người dùng).
Mỗi phạm vi cần phải được nhắm mục tiêu bằng cách sử dụng một công thức nhất định. Sử dụng ARRAYFORMULA () cho trường hợp này để nhanh chóng kéo các phạm vi cụ thể. Bằng cách tạo một trang có tên Social Media, bạn có thể bắt đầu điền nó với các phạm vi từ trang khác:
Tên: Để nhập phạm vi Tên, hãy nhập = ARRAYFORMULA(IF(twitter<>””,rangename,””)),
ARRAYFORMULA(IF(twitter<>”” Đặt ra tìm kiếm một số xử lý Twitter nhất định bên trong CRM của bạn, áp dụng nó cho các hàng kế tiếp. Phần, rangename, cho biết tên của liên hệ, giả sử câu lệnh là đúng, nếu không, nó chỉ tạo ra một khoảng trống.
Twitter: Đây sẽ là một đoạn ngắn: = ARRAYFORMULA (twitter), chỉ đơn giản trả về phạm vi có tên là twitter .
Đã gán: Khá giống với cột có nhãn Tên, chỉ cần chèn = ARRAYFORMULA (IF (twitter <> ””,assigned,””)).
Đó là khá nhiều tất cả những gì bạn cần biết về việc nhập cột.
2. Kết hợp dữ liệu CRM và Tweets động
Khi bạn đã nhập dữ liệu tiêu chuẩn từ CRM, bạn cần sử dụng dữ liệu đó như 1 phần của Tweet. Tạo một hàng cho Tweet của bạn nơi bạn chia nó thành các phần như tên đã nhập của khách hàng, tay cầm Twitter, dấu chấm câu ngắn và thành viên nhóm được gán cho khách hàng. Hàng phải theo mẫu này: (twitter) > Greeting Text > (customer name) > Core of the Text > (assigned to) > Closing Text.
Có nhiều cách để cấu trúc nội dung của nó; bạn cũng có thể thêm các cụm từ sáng tạo với hashtags, liên kết và nhiều hơn nữa. Bước tiếp theo là kết hợp các phần này và đặt nó vào một ô duy nhất. Hãy tạo một cột khác cho mục đích này và gọi nó là cột có nhãn Tweet Sao chép. Dưới đây là công thức kết hợp chúng: = ARRAYFORMULA (IF(twitter<>””,twitter…&name&…&assigned&…,””)) , trong đó = ARRAYFORMULA (IF (twitter <>””, cũng áp dụng công thức cho các hàng trong tương lai. The twitter…&name&…&assigned&… liên kết với nhau bằng Tweet theo các đoạn bạn đã tạo riêng với từng điểm dữ liệu CRM có dấu &.
Tiếp theo, chọn giữa hai tùy chọn sau:
- Mở một trong các ứng dụng khách Twitter của bạn, sao chép và dán văn bản và gửi Tweets thủ công, từng cái một.
- Chọn tuyến đường dễ dàng hơn và sử dụng Google Sheets để gửi Tweets của bạn.
Tùy chọn thứ hai cần một số lời giải thích.
Xem thêm : Xây dựng một trang web đáp ứng chuyên nghiệp
3. Tạo một Tweet tùy chọn cho Tweet
CRM của bạn là trung tâm để kiểm soát thông tin của khách hàng, vì vậy nếu bạn muốn tương tác trực tiếp với khách hàng từ bảng tính của mình, tất cả những gì bạn cần là một URL cho Twitter mà chúng tôi gọi là URL Intent Int. Bằng cách này, bạn có thể điền trước một Tweet chỉ bằng cách nhập văn bản của bạn trong khi nhập URL. Đây là cách nó hoạt động: https://twitter.com/intent/tweet?text= + viết văn bản của bạn sau dấu bằng.
URL này được sử dụng ở bất cứ đâu để gửi tweet trong vài giây và thậm chí bạn chẳng cần phải chuyển sang Twitter. Bằng cách nhấp vào liên kết trong trình duyệt của bạn, 1 cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hoặc nó sẽ mở ra 1 tab nơi bạn hiển thị Tweet ngay lập tức cho khán giả của mình. Hãy thử dùng phương pháp này để đưa các link vào các trang blog của bạn được tweet. Mọi người sẽ thấy Tweet : Tweet này Bài đăng này và nó sẽ giúp bạn thúc đẩy chia sẻ / tham gia của bạn.
Bước tiếp theo là chèn URL của bạn vào một công thức HYPERLINK () khác như thế này: =ARRAYFORMULA(IF(twitter<>””,HYPERLINK(“https://twitter.com/intent/tweet?text=”&F2:F,”Tweet It Now!”),””))
– = ARRAYFORMULA (IF (twitter <> – Giống như trước đó, người dùng này tìm kiếm tài khoản Twitter của khách hàng cụ thể trong CRM của bạn
– HYPERLINK (Hồi https://twitter.com/intent/tweet?text=THER & F2: F – Phần này thêm Tweets động từ trang Truyền thông xã hội của bạn trong cột được chỉ định (F), mở rộng URL Ý định của bạn cho Twitter.
– “Tweet It Now!”),””)) Đây sẽ là văn bản được hiển thị bên trong ô đó và nó trả về Hồi phạm trong trường hợp hàng liên hệ không chứa tài khoản Twitter
Giới hạn ký tự là một trong những điều khó chịu nhất mà bạn có thể gặp phải trong khi bạn cố gắng tự động hóa một tác vụ Twitter. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn muốn thiết lập Tweets được tạo động. Đừng quên theo dõi số lượng nhân vật bất cứ khi nào bạn muốn thay đổi nội dung cho Tweet đó.
4. Theo dõi thời lượng Tweet của bạn với bộ đếm ký tự
Đầu tiên, công cụ này cho bạn biết độ dài trung bình của các tweet động mà bạn có, do đó bạn được điều chỉnh từng phần để dễ tiếp nhận tên khách hàng dài hơn và các đoạn văn bản khác. Thứ hai, nó giúp bạn xác minh Tweet trước khi hệ thống tự động gửi nó.
Bạn cần đặt cột của mình có tên Tweet Sao chép được xác định là Tweets bằng cách chọn tùy chọn Xác định phạm vi được đặt tên sau khi nhấp chuột phải vào cột đó và đảm bảo làm nổi bật toàn bộ hàng trước. Bây giờ chúng có thể được tham chiếu chỉ bằng cách nhập vào tweets của Tweets khi bạn sử dụng các chức năng của mình. Công thức tính xem có bao nhiêu chữ cái mà Tweet động của bạn trông như thế này: = ARRAYFORMULA (IF (twitter <>””,LEN(tweets),””)), , trong đó hàm LEN () đếm số lượng chữ cái và ký hiệu thông qua cột được đặt tên.
Điều quan trọng cần lưu ý là Twitter xử lý các URL như chúng có 22 ký tự, ngay cả khi nó dài hơn nhiều. Bạn cũng dễ dùng hàm LEN () cho phù hợp.
5. Gửi email tiếp theo của bạn tự động
Mặc dù bạn có thể nhắc nhở các liên hệ của mình rằng bạn đã gọi cho họ trước đó bằng Tweet, nhưng gửi tin nhắn của bạn qua email thay vào đó vẫn là cách tốt nhất để bắt đầu một cuộc trò chuyện sâu sắc. Với một bảng tính, bạn có thể tự động gửi email đến danh bạ của mình và cũng có thể lên lịch cho chúng theo ý muốn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tích hợp Zapier vào Google Sheets. Ví dụ: Zap sẽ hoạt động dựa trên logic sau: Khi đại diện bán hàng liên hệ với khách hàng, hãy cho họ 3 ngày để trả lời và sau đó gửi email.
Chúng tôi sẽ thiết lập một Zap với nhiều bước chờ trả lời trong Google Sheets trong 3 ngày và sau đó nó sẽ soạn và gửi email sau khi hết thời gian. Đối với bước sơ bộ, bạn nên tạo 1 liên lạc mới, liên hệ và thêm nó vào trang Truyền thông xã hội đã đề cập trước đó bằng cách dùng ARRAYFORMULA (). Lần này, = ARRAYFORMULA (contacted) có vai trò nhập phạm vi được chỉ định từ trang CRM của bạn và cho biết khách hàng có được liên hệ hay không.
Điều tiếp theo chúng tôi thực hiện dựa trên 1 số thay đổi nhất định trên cột Đã liên hệ của bạn để kích hoạt tự động hóa Zapier. Và hãy nhớ rằng bạn sẽ cần địa chỉ email. Bạn cần thêm một cột mới một lần nữa và lặp lại quy trình nhập đó với = ARRAYFORMULA (email) để thu thập các địa chỉ email.
Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập 1 Zap trong Zapier và đặt Google Sheets thành ứng dụng Triggers, sau đó chọn Hàng bảng tính được cập nhật làm trình kích hoạt. Nếu bạn đã hoàn tất, hãy chọn bảng tính hoặc bảng tính cần theo dõi, đó sẽ là các trang CRM và Social Media của bạn.
Sau đó chỉ định các cột bạn muốn theo dõi, vì vậy đó sẽ là cột Liên hệ. Để chọn một hành động và thêm nó vào Zap của bạn, có ứng dụng có tên là Delay by Zapier. Mở nó và chọn tùy chọn Trì hoãn, sau đó đặt thành 3 ngày trì hoãn.
Sau đó, bạn đã sẵn sàng để tạo email của bạn. Chỉ cần thêm một bước nữa vào Zap của bạn và chọn ứng dụng Gmail hoặc Email của Zapier để gửi tin nhắn tự động. Chọn tài khoản mong muốn và bắt đầu thiết lập mẫu email của bạn. Tất cả đều đơn giản và dễ hiểu vì bạn có thể tương tác với dữ liệu trong bảng tính của mình mọi lúc.
Xem thêm : Tạo Web miễn phí
Nếu bạn đã xong, hãy đặt tên cho zap, lưu nó và nó sẽ được bật. Từ đó trở đi, mỗi khi nhóm của bạn đánh dấu một khách hàng là liên hệ với trực tuyến, thì Zap sẽ nhận ra sự thay đổi và nó sẽ gửi email khi 3 ngày hết hạn tự động.
Sắp tới, chúng tôi sẽ thực hiện một bước để giới thiệu cho bạn một số tính năng tích hợp của Google Sheets giúp ích rất nhiều cho bạn không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống hàng ngày. Rốt cuộc, nó chắc chắn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn có một vài thủ thuật trong tay áo.
