Cách sử dụng Plugin hóa đơn Website cho khách hàng

Nếu bạn đã từng tìm hiểu về giá cho các công cụ lập hóa đơn độc lập, bạn vẫn có thể bị sốc. Làm thế nào một điều đơn giản lại có thể đắt tiền như vậy? Nhưng tôi biết điều này – nếu bạn chạy trang web của mình trên WordPress, sử dụng WordPress Invoice Plugin có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền cho những khoản phí hàng tháng mà các công cụ lập hóa đơn khác tính phí.

Tuyệt vời nhất, với plugin tôi sẽ sử dụng cho hướng dẫn này, bạn thậm chí có thể không cần phải tiêu tốn một xu. Nếu điều đó nghe có vẻ hấp dẫn, hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách thiết lập plugin hóa đơn WordPress có tên là Sliced Invoices và lý do tại sao đó là một ý tưởng hay.

Tại sao nên sử dụng WordPress Invoice Plugin?

Đã có rất nhiều công cụ hóa đơn ưa thích, chẳng hạn như Freshbooks , vậy tại sao bạn nên sử dụng WordPress Invoice Plugin thay thế?

Trước hết, bạn sẽ tiết kiệm tiền và đó là sự thật. Với plugin hóa đơn WordPress, bạn có thể bắt đầu:

• Miễn phí
• Thanh toán một lần

Trong khi với một thứ gì đó như Freshbooks, bạn có thể tìm kiếm $ 25 mỗi tháng miễn là bạn sử dụng công cụ này.

Lý do duy nhất Freshbooks có thể tốt hơn plugin hóa đơn WordPress là vì Freshbooks vẫn có quyền truy cập vào các khoản thanh toán lãi suất cố định $ 0,5 của PayPal Business. Nhưng điều đó chỉ áp dụng cho thanh toán giữa các tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ. Vì vậy, nếu bạn đang thanh toán cho những người bên ngoài Hoa Kỳ hoặc cần chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, có rất ít lý do để tiếp tục thanh toán cho Freshbooks.

Thứ hai, với WordPress Invoice Plugin, bạn sở hữu dữ liệu của mình. Với các dịch vụ của bên thứ ba, bạn tin tưởng các dịch vụ đó. Với WordPress Invoice Plugin, bạn hoàn toàn kiểm soát dữ liệu của mình. Miễn là bạn sao lưu trang web của mình và tuân theo các thực tiễn tốt nhất về bảo mật của WordPress , nó sẽ giữ nguyên như vậy.

Cách lập hóa đơn cho khách hàng từ WordPress bằng Sliced Invoices

Tôi đã chọn Sliced Invoices cho hướng dẫn này vì:

• Plugin cốt lõi là miễn phí
• Thật dễ dàng để sử dụng

Với phiên bản miễn phí của plugin, bạn sẽ có thể gửi hóa đơn đầy đủ và thu thanh toán qua PayPal, đủ cho hầu hết các nhu cầu thanh toán.

Bước 1: Cài đặt và kích hoạt Sliced Invoices

Để bắt đầu, hãy cài đặt plugin và kích hoạt nó.

Bạn có thể tải xuống Sliced Invoices từ WordPress.org, trang web chính thức của dự án hoặc cài đặt nó thông qua khu vực quản trị WordPress của bạn.

Sau khi được kích hoạt, bạn có thể điều hướng đến bảng điều khiển Sliced Invoices bằng cách nhấp vào tab mới trong thanh bên quản trị viên WordPress của bạn:

Cách sử dụng plugin hóa đơn WordPress

Bước 2: Cấu hình Sliced Invoices

Một điều thú vị về Sliced Invoices là bạn thực sự không cần phải xử lý nhiều thiết lập khủng khiếp trước khi bạn có thể bắt đầu sử dụng nó.

Chỉ có một vài điều cần được cấu hình. Tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu chúng:

Trước hết, trong tab Chung , bạn nên chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc của năm tài chính của mình. Và bạn cũng nên đặt các mục hàng được xác định trước. Đây là một cách hay để hợp lý hóa quy trình tạo hóa đơn. Thêm từng mục hàng được xác định trước theo định dạng được chỉ định bởi Sliced Invoices

Bạn cũng có thể định cấu hình chân trang nếu muốn, nhưng không cần thiết trừ khi bạn không thích thông báo mặc định.

Đây là tất cả mọi thứ được thảo luận ở trên:

Sau đó, chuyển qua tab Doanh nghiệp và nhập các chi tiết cơ bản cho doanh nghiệp của bạn. Tất cả các lĩnh vực đều khá tự giải thích:

Trên tab tiếp theo, Báo giá , bạn có thể định cấu hình cách báo giá của bạn hoạt động. Nếu doanh nghiệp của bạn không cần tính năng báo giá, bạn có thể bỏ qua nó. Mặt khác, bạn có thể đặt tin nhắn mặc định cũng như thời gian trích dẫn có giá trị trong bao lâu:

Các hóa đơn tab phục vụ các chức năng tương tự như tab Quotes, trừ hoá đơn. Một vài điểm nổi bật là, chọn thời điểm đáo hạn hóa đơn và cách bạn muốn tăng số hóa đơn:

Tab tiếp theo, Thanh toán, là siêu quan trọng. Trước tiên, bạn cần chọn chi tiết tiền tệ và thuế của bạn:

Và tiếp tục, bạn cần định cấu hình phương thức thanh toán của mình. Bạn có thể thêm chi tiết thanh toán thủ công hoặc thiết lập PayPal:

Để tìm tên người dùng, mật khẩu và chữ ký API PayPal của bạn, bạn có thể làm theo hướng dẫn này từ PayPal . Quá trình này có một chút liên quan, nhưng không đặc biệt phức tạp.

Bạn cũng có thể mua các tiện ích bổ sung cao cấp cho các tùy chọn thanh toán bổ sung như Stripe và 2Checkout.

Đối với phần còn lại của các tab, Email, PDF, Dịch, v.v. bạn không thực sự cần phải làm gì cả. Bạn có thể kiểm tra chúng nếu bạn muốn, nhưng nó không cần thiết.

Bước 3: Gửi hóa đơn đầu tiên của bạn

Bây giờ bạn đã có mọi thứ được định cấu hình, bạn đã sẵn sàng gửi hóa đơn đầu tiên của mình?. Để làm điều đó, hãy đi tới Hóa đơn → Thêm Hóa đơn mới:

Ở đó, bạn cần cung cấp cho hóa đơn của mình một tiêu đề, mô tả và điền vào các chi tiết đơn hàng khác nhau.

Và cuối cùng, bạn cần điền vào tất cả các thông tin ở phía bên phải. Vì đây là hóa đơn đầu tiên của bạn, bạn sẽ cần thêm một khách hàng mới. Sau đó, điền vào các chi tiết như phương thức thanh toán được phép, thuế suất, và bất cứ điều gì khác thích hợp.

Sau đó, nhấp vào nút Xuất bản .

Bây giờ, bạn sẽ thấy hóa đơn của mình trong tab Hóa đơn . Để gửi nó cho khách hàng của bạn, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng email:

(Nếu bạn mua một tiện ích bổ sung phải trả tiền, bạn cũng có thể tạo các phiên bản PDF của hóa đơn từ bảng điều khiển này.)

Khách hàng của bạn sẽ nhận được email hướng dẫn họ xem hóa đơn trực tuyến:

Và khi khách hàng của bạn nhấp, họ sẽ thấy giao diện này:

Đó là những  việc bạn cần làm để tạo và gửi hóa đơn, nhưng Sliced Invoices cũng cung cấp một số tính năng gọn gàng khác:

Kiểm tra trạng thái hóa đơn của bạn

Bạn cũng có thể dễ dàng lọc hoặc xuất hóa đơn theo trạng thái của chúng bằng các liên kết ở trên cùng.

Xem báo cáo thu nhập

Một điều thú vị khác về Sliced Invoices là bạn có thể nhanh chóng xem các báo cáo về giá trị của hóa đơn bạn đã gửi bằng cách truy cập Sliced Invoices → Báo cáo:

Kết luận

Như bạn có thể thấy, sử dụng plugin hóa đơn WordPress như Sliced Invoices khá đơn giản. Từ cài đặt đến gửi hóa đơn đầu tiên của bạn chỉ mất khoảng 10-15 phút. Và nếu bạn ổn với hóa đơn email và PayPal cho thanh toán qua Internet, bạn sẽ không cần phải chi một khoản tiền cho giải pháp hóa đơn của mình.

Vì vậy, nếu bạn đã trả 3% phí giao dịch cho hóa đơn của mình, hãy thử WordPress invoice plugin qua dịch vụ tính phí hàng tháng. Bạn sẽ tiết kiệm tiền và kiểm soát nhiều hơn thông tin tài chính của bạn.

Nguồn : taowebsite.com.vn.